Переговоры и совещания являются важной частью жизни любой организации. Они помогают фирме не только повысить слаженность и эффективность работы сотрудников, но и поддерживают деловой авторитет руководителей.
Для того чтобы переговоры были максимально результативными, следует придерживаться определенных правил. Самое главное – вызвать у участников собрания чувство комфорта, это позволит добиться максимальной отдачи от каждого из них. Поэтому для проведения совещания или переговоров следует всех рассадить за круглый или овальный стол, чтобы обеспечить зрительный контакт людей друг с другом. Очень важно, чтобы за столом поместились абсолютно все участники, и никто не был вынужден стоять.
Рассадив участников, необходимо раздать им всем заранее подготовленный план предстоящего мероприятия. Чтобы сохранить деловую атмосферу, не нужно ждать опаздывающих, задерживая тем самым начало переговоров. Переговоры всегда должны начинаться вовремя. Крайне нежелательно, чтобы мероприятие длилось более одного часа. Если времени необходимо больше, то чтобы сохранить внимание участвующих в совещании людей, рекомендуется в конце часа сделать небольшой перерыв.
С самого начала мероприятия нужно попытаться поднять всем собравшимся настроение, задав позитивный ход мыслей. Для этого участникам можно сообщить какие-нибудь приятные новости либо уверить их, что многие из поставленных на повестку вопросов в ходе предстоящего собрания можно будет легко решить.
В течение совещания следует мягко корректировать его ход, не позволяя обсуждению слишком сильно выходить за рамки обозначенных в плане вопросов. Каждый участник должен иметь возможность высказать свое мнение. Желательно воздерживаться от высказывания собственного мнения до тех пор, пока не будет обнародовано мнение каждого из присутствующих. Резкая критика и яростные споры должны сразу же пресекаться. В случае накала страстей разрядить обстановку поможет сказанная вовремя нейтральная шутка. Чтобы участники не потеряли суть и могли систематизировать свои мысли, время от времени необходимо подводить промежуточные итоги.
Соблюдение ряда этих несложных правил позволит настроить всех участников собрания на конструктивный лад, а также задаст мероприятию нужный тон, что непременно положительно отразится на результатах, сделав их еще более плодотворными.
Удачи Вам в Вашем бизнесе!
