После того, как Вы провели надлежащее планирование персонала, определили потребности в трудовых ресурсах, необходимо четко обозначить все детали, касающиеся работы сотрудника, которого нужно найти.
Документ также определяет систему взаимоотношений между руководителями и подчиненными, упорядочивает потоки информации внутри организации.
При использовании аутсорсинга персонала должностные инструкции должны быть и для ременных сотрудников. Ниже рассмотрим структуру самого документа и порядок составления должностной инструкции:
1. Общие положения
- информация о должности сотрудника (согласно штатному расписанию), обязанности, права и ответственность которого она регулирует.
Пункт особенно важен, если речь идет о новом направлении. В этом случае наименование должно максимально отображать содержание работы и позитивно восприниматься как самим сотрудником, так и другими людьми.
- Порядок назначения на должность и освобождения от должности работника.
Определите, кто принимает решение о назначении на должность и увольнении.
- Непосредственное подчинение сотрудника.
Укажите, кому подчиняется сотрудник, к кому переходит подчинение в случае отсутствия непосредственного руководителя.
- Кто подчиняется сотруднику, должности и количество подчиненных.
Тут речь идет о том персонале, который находится на ступень ниже и подчиняется сотруднику непосредственно.
- Требования к уровню образования, опыту и навыкам сотрудника. Обязательно должны быть указаны требования к знаниям документов, регламентирующих правила внутреннего распорядка Компании, правил и инструкций по технике безопасности, охране труда, пожарной безопасности.
В данном пункте указаны минимальные требования, которые должен удовлетворять сотрудник, чтобы занимать указанную должность. В первую очередь это касается образования и профессионального опыта.
- Сведения о замещении сотрудника в период его временного отсутствия.
Определите необходимость замены при краткосрочном/долгосрочном отсутствии сотрудника. Кем он будет заменен.
2. Функциональные обязанности
- перечислите функции и задачи, выполняемые сотрудником в процессе осуществления своих обязанностей.
Пункт является ключевой частью должностной инструкции и содержит сведения об основных направлениях деятельности и функциях сотрудника. Четко классифицируйте задачи и выделите ключевые аспекты работы и отобразите их отдельными пунктами. Вы можете перечислять их в порядке значимости. Убедитесь, что Ваши описания достаточно сжатые и содержательные, в них нет повторов и неясностей.
- Цели, которые компания ставит перед сотрудником на данной должности.
На данном составления должностной инструкции необходимо определить ориентиры, к которым должен стремиться сотрудник.
- Критерии, по которым оценивается работа сотрудника и порядок оценки.
Важно, чтобы сотрудник понимал, каких результатов от него ожидают, и по каким критериям будут оценивать. Именно это и определяет предназначение сотрудника, занимающего данную должность.
3. Права и полномочия
- перечисление действий сотрудника, которые он может осуществлять в целях эффективного и качественного выполнения своих функциональных обязанностей.
В разделе указываются следующие права и полномочия сотрудника:
- на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно)
- на использование необходимых материальных, финансовых, трудовых и информационных ресурсов
- на получение информации, необходимой для осуществления функций и эффективного исполнения обязанностей
- на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право работник, выполняя свои обязанности)
- на требование выполнения определенных действий (особенно от подчиненных), распоряжения и указания
- на визирование, согласование, подписание и утверждение определенных виды документов.
4. Ответственность
- действия (бездействия), за которые сотрудник несет дисциплинарную ответственность:
- за соблюдение корпоративных стандартов Компании
- за рациональное использование предоставленных материальных, финансовых, трудовых и информационных ресурсов
- за исполнение Правил внутреннего трудового распорядка Компании.
В разделе «закрепляется» ответственность за выполнение действующего законодательства, требований организационно-правовых и других документов, надлежащее исполнение обязанностей и полное использование прав. Указываются требования о материальной ответственности сотрудника на должности. Предусматривается ответственность за неисполнение или надлежащее исполнение Правил и инструкций по технике безопасности, охране труда, пожарной безопасности.
5. Условия работы
- общая характеристика условий работы сотрудника.
